Kulüp üyelik başvuru formu nasıl hazırlanır?

Üyelik formunu telefondan doldurulabilecek kadar kısa tutun. Yalnızca üyelik kararına yardımcı olan soruları seçin; aşağıdaki önerileri kulübünüzün ihtiyaçlarına göre uyarlayın:

1. 01 Kulübe neden katılmak istiyorsunuz?
2. 02 Hangi bölümde okuyorsunuz?
3. 03 Kaçıncı sınıftasınız?
4. 04 Hangi ekiplerimiz ya da etkinliklerimiz ilginizi çekiyor?
5. 05 Haftada kaç saat ayırabilirsiniz, genellikle ne zaman müsaitsiniz?

Her sorunun karara nasıl yardımcı olduğunu belirleyin. Yalnızca gerekli soruları zorunlu yapın; bölüm, sınıf, telefon numarası ya da öğrenci numarasını sırf listeyi genişletmek için istemeyin. Dosya yüklemeyi ancak başvurulan görev için portfolyo ya da özgeçmiş gerekiyorsa ekleyin.

Kulüp ayarlarında, uygun öğrencilerin doğrudan mı katılacağını yoksa başvuru mu yapacağını seçin. Katılıma açık bir kulüpte öğrenciler hemen üye olur; başvuruyla üye alan bir kulüp yeni üyeleri yalnızca başvuru formuyla kabul eder.

Alım akademik takvime uyabilir: formu dönem başında yayımlayın, yeterli aday toplanınca kapatın ve bir sonraki dönem yeniden açın. Gönderilmiş yanıtlar yerinde kalır.

Bir başvuru formunu yayımlamak onu kulübün başvuru formu yapar: kulüp sayfasında Katılmak için başvur düğmesine basan öğrenciler formu orada doldurur. Her yayımlama yeni bir sürüm oluşturur; önceki yanıtlar, o adayların gördüğü sorulara bağlı kalır.

Tanışma haftasında kulübün QR kodunu afişlere ve el ilanlarına koyun; kodu okutan öğrenciler başvurabilecekleri kulüp sayfasına gider. Kulüp herkese açıksa başka üniversitelerden öğrenciler de başvurabilir.

Başvurular, adayın mesajı ve form yanıtları yan yana olacak şekilde kulübün sırasına düşer. Kurucu ya da bir yönetici her başvuruyu kabul eder veya reddeder; adayın kararla birlikte göreceği bir not da ekleyebilir.

Kabul edilen adaylar hemen üye olur ve rolleri o anda belirlenebilir. Adaylar durumlarını uygulamadan takip eder; yönetimin seçilmeyen herkese ayrı ayrı yazması gerekmez.

Kimse yanıtları okumaya başlamadan önce yönetim olarak ne aradığınızda anlaşın ve her başvuruyu en az iki yetkilinin okumasını sağlayın. Olumsuz olsa bile kararı söz verdiğiniz hafta içinde verin; adayları belirsizlik içinde bekletmeyin.

Kararla birlikte yazılan kısa ve nazik bir not, sessizlikten çok daha iyidir: aday bu notu başvurusunun durumunun yanında görür ve bu dönem kabul edilmeyen biri bir sonraki dönem yeniden başvurabilir.

Her formun yanıtları Excel, Google E-Tablolar ya da Numbers'ta açılan bir CSV dosyası olarak dışa aktarılır. Yönetimle kısa liste paylaşmak, bir alım dönemini kayıt altına almak ya da bu dönemin adaylarını öncekilerle karşılaştırmak için kullanın.

Yanıtlar onları toplayan kulübe aittir: başka hiçbir kulüp bunları okuyamaz, Uninexus da satmaz. Dosyayı paylaşırken de aynı özeni gösterin ve adayların kişisel bilgilerini yalnızca karar verecek yönetim üyeleriyle paylaşın.