Karara kadar giden bir kulüp başvuru formu

İyi bir başvuru formu telefondan doldurulacak kadar kısa, yönetimin karar vermesine yardım edecek kadar da net olur. Çoğu kulüp şu beş soruyla başlar ve bunları kendi işine göre uyarlar:

1. 01 Kulübe neden katılmak istiyorsunuz?
2. 02 Hangi bölümde okuyorsunuz?
3. 03 Kaçıncı sınıftasınız?
4. 04 Hangi ekiplerimiz ya da etkinliklerimiz ilginizi çekiyor?
5. 05 Haftada kaç saat ayırabilirsiniz, genellikle ne zaman müsaitsiniz?

Karar vermek için mutlaka gereken soruları zorunlu yapın, gerisini isteğe bağlı bırakın; dosya yükleme sorusunu yalnızca portfolyo ya da özgeçmiş gerçekten gerekiyorsa ekleyin. Deneyim için doğrusal ölçek, ilgilenilen ekipler için onay kutuları iyi çalışır.

Kulüp ayarlarında, uygun öğrencilerin doğrudan mı katılacağını yoksa başvuru mu yapacağını seçin. Katılıma açık bir kulüpte öğrenciler hemen üye olur; başvuruyla üye alan bir kulüp yeni üyeleri yalnızca başvuru formuyla kabul eder.

Alım akademik takvime uyabilir: formu dönem başında yayımlayın, yeterli aday toplanınca kapatın ve bir sonraki dönem yeniden açın. Gönderilmiş yanıtlar yerinde kalır.

Bir başvuru formunu yayımlamak onu kulübün başvuru formu yapar: kulüp sayfasında Katılmak için başvur düğmesine basan öğrenciler formu orada doldurur. Her yayımlama yeni bir sürüm oluşturur; önceki yanıtlar, o adayların gördüğü sorulara bağlı kalır.

Tanışma haftasında kulübün QR kodunu afişlere ve el ilanlarına koyun; kodu okutan öğrenciler başvurabilecekleri kulüp sayfasına gider. Kulüp herkese açıksa başka üniversitelerden öğrenciler de başvurabilir.

Başvurular, adayın mesajı ve form yanıtları yan yana olacak şekilde kulübün sırasına düşer. Kurucu ya da bir yönetici her başvuruyu kabul eder veya reddeder; adayın kararla birlikte göreceği bir not da ekleyebilir.

Kabul edilen adaylar hemen üye olur ve rolleri o anda belirlenebilir. Adaylar durumlarını uygulamadan takip eder; yönetimin seçilmeyen herkese ayrı ayrı yazması gerekmez.

Kimse yanıtları okumaya başlamadan önce yönetim olarak ne aradığınızda anlaşın ve her başvuruyu en az iki yetkilinin okumasını sağlayın. Olumsuz olsa bile kararı söz verdiğiniz hafta içinde verin; adayları belirsizlik içinde bekletmeyin.

Kararla birlikte yazılan kısa ve nazik bir not, sessizlikten çok daha iyidir: aday bu notu başvurusunun durumunun yanında görür ve bu dönem kabul edilmeyen biri bir sonraki dönem yeniden başvurabilir.

Her formun yanıtları Excel, Google E-Tablolar ya da Numbers'ta açılan bir CSV dosyası olarak dışa aktarılır. Yönetimle kısa liste paylaşmak, bir alım dönemini kayıt altına almak ya da bu dönemin adaylarını öncekilerle karşılaştırmak için kullanın.

Yanıtlar onları toplayan kulübe aittir: başka hiçbir kulüp bunları okuyamaz, Uninexus da satmaz. Dosyayı paylaşırken de aynı özeni gösterin ve adayların kişisel bilgilerini yalnızca karar verecek yönetim üyeleriyle paylaşın.