Üniversite kulüp yönetimi için tek çalışma alanı

Çoğu öğrenci kulübü bir grup sohbeti, ortak bir tablo ve birkaç Google Forms ile yürür. Bu düzen, yönetim değişene kadar işler: yeni başkan geçmişi olmayan bir tablo devralır, başvurular birinin e-postasında okunmadan bekler ve hangi üye listesinin güncel olduğunu kimse bilmez.

Uninexus bu dağınıklığın yerine tek bir kulüp çalışma alanı koyar. Her yetkili kendi hesabıyla girer, aynı veriyi görür ve rolünün izin verdiği işi yapar. Dönem sonunda yönetim devredildiğinde kulübün üyeleri, formları, etkinlikleri ve kayıtları yerinde kalır.

Üye listesi herkesi rolüyle birlikte gösterir. Kurucu ve yöneticiler kimin etkinlik sorumlusu ya da finans sorumlusu olacağına karar verir; her yetkili yalnızca rolünün açtığı araçları görür. Böylece yeni bir yönetim üyesi bütçeyi yanlışlıkla değiştiremez.

Yetkililer öğrencileri e-posta adresi ya da kullanıcı adıyla davet eder veya kulüp sayfasından katılmalarına izin verir. İsimleri bir sohbet grubuna tek tek eklemek yerine kulüpteki herkese tek seferde mesaj gönderebilirler.

Her kulüp, öğrencilerin doğrudan mı katılacağını yoksa başvuru mu yapacağını seçer. Başvurular, adayın mesajı ve form yanıtları yan yana olacak şekilde tek bir sıraya düşer; kurucu ya da bir yönetici her birini kabul eder veya reddeder, isterse adayın göreceği bir not ekler.

Adaylar başvurularının durumunu uygulamadan takip eder; kimse cevap için yönetimin peşine düşmez. Sıra, kaç kişinin hâlâ beklediğini de bir bakışta gösterir.

Yetkililer kısa ve uzun yanıt, çoktan seçmeli, onay kutusu, açılır liste, ölçek, tarih ve dosya yükleme sorularıyla form hazırlar. Bir form kulübün başvuru formu, bir etkinliğin kayıt formu ya da üyelere yönelik bir anket olabilir.

Yayımlamak yeni bir sürüm oluşturur; yanıtlar, kişilerin gerçekten gördüğü sorulara bağlı kalır. Yanıtlar gönderildikçe gelir, form kapatılıp yeniden açılabilir ve bütün yanıtlar CSV olarak dışa aktarılır.

İşler bahar şenliği, hackathon ya da gezi gibi girişimlere ayrılır; her girişimin bir lideri ve ekibi olur. Görevler, bekleyenlerden devam edenlere, incelemeye ve tamamlananlara ilerleyen bir panoda durur.

Her görevin bir sorumlusu, kulübe özel bir görev kodu, yorumları ve dosya ekleri vardır; kendisine iş atanan kişiye bildirim gider. Bir girişime planlanan bütçe de eklenebilir; böylece plan ve para aynı yerde konuşulur.

Yetkililer etkinliği saati, yeri ve kontenjanıyla yayımlar, isterse bir kayıt formu ekler. Öğrenciler etkinlik dolana kadar kaydolur ve her kayıtla birlikte telefonlarına bir QR bilet gelir.

Kapıda görevliler biletleri telefon kamerasıyla okutur ya da bilet kodunu yazar; katılım listesi insanlar geldikçe dolar. Etkinlikten sonra liste CSV olarak dışa aktarılır.

Saymanlar gelir ve giderleri kategorilere göre kaydeder, fişleri ilgili kayda ekler ve dönem için bir bütçe belirler. Yönetim, planlananın ne kadarının harcandığını görür.

Uninexus kulübün defterini tutar; para toplamaz, para göndermez. Rakamları yalnızca kurucu, yöneticiler ve finans sorumluları görür; işlemler bir sonraki sayman için CSV olarak dışa aktarılır.

Afişler, logolar, sponsor sunumları ve toplantı notları bir yetkilinin kişisel Drive'ı yerine kulübün dosya kütüphanesinde durur. Dosyalar etiketlenebilir ve bir girişime bağlanabilir.

Dosyalar tek bir kişiye değil kulübe ait olduğu için yeni yönetim, bir önceki ekibin hazırladığı her şeyle başlar.

QR merkezi kulüp sayfası, yaklaşan her etkinlik ve yayımlanan her form için bir kod üretir. Yetkililer kodu PNG ya da SVG görsel olarak ya da kulübün adı ve logosuyla hazır bir A4 afiş veya A5 el ilanı olarak indirir.

Her okutma sayılır; aynı cihazdan yarım saat içinde gelen tekrar okutmalar bir kez sayılır. Böylece kulüp, kampüsteki hangi afişin ve hangi noktanın gerçekten öğrenci getirdiğini anlar.

Analitik sayfası, yönetimin dönem sonunda sorduğu sorulara cevap verir: Kulüp büyüyor mu, etkinlikler işe yarıyor mu, formlar yanıtlanıyor mu, para nereye gidiyor ve basılan kodlar okutuluyor mu?

Her cevap seçtiğiniz dönemi kapsar; yeni yönetim ilk dönemini tahmin yürütmek yerine bir önceki yılla karşılaştırabilir.